تطبيقات الحاسب في مؤسسات المعلومات

الحاسب ومكوناته المادية والبرمجية (التطبيقات):

تعريف الحاسب:
يعرف الحاسب بأنه جهاز إلكتروني له القدرة على استقبال البيانات واختزانها ومعالجتها ذاتيا بواسطة برامج أو تطبيقات تشتمل على تعليمات لإنجاز مهمة معينة .
***
مكونات الحاسب:

n المكونات المادية Hardware
n التطبيقات أو البرامج Software
n البيانات Data
وهناك من يضيف إلى هذه المكونات العنصر البشري ، الذي له القدرة إدارة المكونات السابقة.

***
المكونات المادية:
تشمل المكونات المادية:
n وحدة المعالجة المركزية CPU، وتتكون من :
- وحدة المعالجة نفسها Processor.
- وحدة الحساب والمنطق.
- الذاكرة.

وحدة المعالجة:
n مهمتها التحكم في مكونات الحاسب وتوجيه التعليمات إلى هذه المكونات لأداء مهمة معينة.

وحدة الحساب والمنطق:
n مهمتها إجراء العمليات الحسابية والمنطقية (- + * / > < ) .
***
الذاكرة:
n مهمتها اختزان البيانات والتطبيقات (البرامج).
n تسمى الذاكرة التي تشتمل عليها وحدة المعالجة المركزية بالذاكرة المركزية.
n تختزن البيانات والتطبيقات في شكل يفهمه الحاسب ، وهو الشكل الرقمي digital (0 , 1) وكلا منهما يسمى تمثيلة أو بت bit ، وكل مجموعة من التمثيلات (عادة 8 تمثيلات) تشكل محرف ، والمحرف عبارة عن رقم أو حرف أو علامة ترقيم.

***
قياس الذاكرة:
n تقاس الذاكرة الأساسية والذاكرة الثانوية للحاسب بالبايت byte.
n الكيلو بايت = 1000 بايت
n الميجابايت = ألف كيلو بايت
n الجيجا بايت = ألف ميجا بايت
الذاكرة المركزية والذاكرة الثانوية:

n الذاكرة المركزية : ذاكرة قراءة فقط ROM
n الذاكرة الثانوية : ذاكرة قراءة وكتابة
من أمثلتها : الأقراص المرنة ، الأقراص المدمجة ، الأقراص الصلبة.
وحدات الدخل والخرج:
n يضاف إلى المكونات السابقة :
- وحدات الدخل : لوحة المفاتيح ، الفأرة ...
- وحدات الخرج : الشاشة ، الطابعة ...

***
وحدات الاتصال:
n المودم : يعمل على تحويل
الإشارات التناظرية
لإشارات رقمية.

n الشبكات.
البرامج أو التطبيقات:
n هي عبارة عن التعليمات التي توجه إلى الحاسب بمكوناته المادية لأداء وظيفة أو مهمة معينة.
n تنقسم البرامج إلى نوعين :
- نظام التشغيل OS : ومن وظائفه:
- التحكم في مكونات الحاسب .
- الربط بين هذه المكونات.
ومن أمثلة هذه البرامج DOS ، Windows

- التطبيقات : وهي أية برامج يتم تحميلها على الحاسب لأداء مهمة معينة. ومنها النظم الآلية المتكاملة للمكتبات.
مؤسسات المعلومات : أنواعها ووظائفها وخدماتها
n مؤسسات المعلومات:
هي المؤسسات العاملة في مجال المعلومات، وهي مؤسسات تتوزع وظائفها وخدماتها على المراحل التي تمر بها المعلومات، بدءًا من إنتاجها حتى وصولها للمستفيد ، ويجمع هذه المؤسسات ما يسمى بنظام المعلومات.
وتنقسم هذه المؤسسات إلى :
- مؤسسات إنتاج المعلومات (أشخاص وهيئات).
- مؤسسات نشر مصادر المعلومات والتعريف بها.
- مؤسسات تجميع مصادر المعلومات وتنظيمها واختزانها وحفظها وتيسير الإفادة منها.
n يتضح من الشكل رقم
- أن نظام المعلومات يشمل مؤسسات المعلومات على اختلاف انواعها كنظام فرعي يعمل كوسيط بين منتجي المعلومات والمستفيدين منها.
***



n
أنواع مؤسسات المعلومات:
- المكتبات المدرسية:
• تخدم التلاميذ ، والمرسين ، وإدارة المدرسة.
• لها وظائف تربوية ، تعليمية ، تثقيفية ، ترويحية.
• لاتقتصر مصادرها على المصادر التقليدية فحسب.
• تعد أهم مؤسسات المعلومات في نظر البعض.
- المكتبات العامة:
• تخدم مختلف فئات الشعب.
• لها وظائف تثقيفية، تعليمية، إعلامية، ترفيهية.
• مصادرها في جميع الموضوعات مع التركيز على معلومات المجتمع.
• تسهم في عملية التعليم المستمر وتعليم الكبار.
• قد تقوم مقام المكتبات المدرسية في حالة عدم وجودها.
• موزعة لتخدم مختلف أنحاء الدولة.
• قد تخصص قسمًا للأطفال على اعتبار أنهم جزء من المجتمع.
• تقوم المكتبات المتنقلة بدورها في حالة عدم توافرها.
- المكتبات الوطنية:
• وظائفها حفظ التراث الفكري للدولة، وخدمة لبحث العلمي.
• تنظم قانون الإيداع.
• التعريف بما ينشر بالدولة من خلال الببليوجرافية الوطنية.
- المكتبات الجامعية:
• هي شبكة من المكتبات تتكون من مكتبة مركزية ، ومكتبات الكليات ، ومكتبات الأقسام تخدم مجتمع الجامعة.
• وظائفها خدمة العملية التعليمية ، والبحث العلمي ، وتنمية المجتمع.
- المكتبات المتخصصة ومراكز المعلومات:
• هي مكتبات تهتم بالنتاج الفكري في موضوع معين ، وتخدم المتخصصين في هذا الموضوع.
• تهتم بمصادر المعلومات التقليدية وغير التقليدية على مختلف أشكالها (المواصفات القياسية ، وبراءات الاختراع ، وتقارير البحوث).
• تقدم خدمات معلومات مميزة (التكشيف والاستخلاص ، البث الانتقائي للمعلومات ، الترجمة العلمية ، بحث الراجع في النتاج الفكري).
• تستخدم التقنيات الحديثة في اختزان واسترجاع المعلومات.

- مراكز تحليل المعلومات:
• تتجاوز دور المكتبات المتخصصة ومراكز المعلومات ، حيث تقوم بجمع المعلومات والحقائق ، وتقييمها ، وتحليلها ، وتسجيل ناتج هذا التحليل في ملفات أو مراجعات علمية ، للرد على استفسارات المستفيدين.
- بنوك المعلومات:
• وظيفتها جمع البيانات والحقائق والإحصائيات في مختلف المجالات وإتاحتها للمستفيدين.
• تعتمد في أداء وظيفتها على الحاسبات لإنتاج ما يعرف ببنوك المعلومات (في مقابل مراصد البيانات أو نظم استرجاع الوثائق).
- مراصد البيانات:
• وظيفتها التعريف بالنتاج الفكري.
• تعتمد على تقنيات الحاسبات والاتصالات في تقديم خدماتها.
• تشمل الببليوجرافيات ، وخدمات التكشيف والاستخلاص المحسبة.
• تقدم خدمات البحث الراجع والبحث الجاري في النتاج الفكري.
- مراكز الإرشاد:
• وظيفتها إرشاد المستفيدين إلى مصادر المعلومات أو الهيئات التي يمكن أن يرجعوا إليها للحصول على هذه المعلومات.
- شبكات المكتبات والمعلومات:
• هي نتيجة لتضخم النتاج الفكري ، وتشتته لغويًا وجغرافيًا وموضوعيًا ونوعيًا ، ولزيادة تكاليف الاقتناء والتجهيز والحفظ ، وسوء توزيع الكفايات البشرية في مختلف مؤسسات المعلومات.
• قامت على أسس تعاونية بين مؤسسات المعلومات للتغلب على المشكلات السابقة
• تعتمد على تقنيات الحاسبات والاتصالات.
• منها الشبكات الموضوعية ، والإقليمية ، والوطنية ، والدولية.
• تتخذ أشكال متنوعة كالشبكات النجمية أو الهرمية أو غيرها.






n الحاسبات في مؤسسات المعلومات، لماذا؟
تتميز الحاسبات بقدرتها الهائلة في اختزان المعلومات، والسرعة في التجهيز والاسترجاع في هذه المؤسسات التي حرصت منذ وقت مبكر على الإفادة من الحاسبات.
وقد ساعد على استمرار هذا الاتجاه ونموه، النمو المطرد في قدرات الحاسب، وما يقابل ذلك من تناقص مطرد في حجم وتكاليف استخدامه.
وقد بدأ استخدام الحاسب في تلك المؤسسات في بداية الستينيات، حتى بات هذا الاستخدام ضرورة.

n أسباب استخدام الحاسبات في مؤسسات المعلومات:
1- تقديم خدمات معلومات أفضل، لأكبر عدد ممكن من المستفيدين.
2- مواجهة الزيادة الهائلة في مصادر المعلومات (الضبط والإتاحة).
3- تقاسم الموارد بين المؤسسة الواحدة والمؤسسات الأخرى.
4- توفير الوقت والموارد المالية المبذولة في الوظائف والخدمات.
5- التخفيف من الأعمال التكرارية.
6- إتاحة الموارد للمستفيدين بالاتصال المباشر (الفهارس، الإعارة).
7- تقليص التجهيزات (الفهارس والسجلات...).
8- توفير مقومات الإدارة العلمية لمرفق المعلومات (المتابعة، التقييم، قياس الأداء).
n القطاعات الأساسية لاستخدام الحاسبات في مؤسسات المعلومات:
هناك قطاعان أساسيان لاستخدام الحاسبات في تلك المؤسسات هما:
1- قطاع الإجراءات التكرارية؛ كالتزويد، وتسجيل الإعارة، ومتابعة ضبط الدوريات.
2- قطاع استرجاع المعلومات (الفهارس).
وقد تمثل استخدام الحاسبات مؤسسات المعلومات في استخدام ما يعرف حاليًا بالنظم الآلية المتكاملة للمكتبات.
n تعريف النظم الآلية المتكاملة للمكتبات:
النظام الآلي المتكامل للمكتبات هو النظام الذي تجهز فيه جميع قطاعات العمل بالمكتبة اعتمادا على ملف ببليوجرافي أساسي واحد.
n تاريخ النظم الآلية المتكاملة:
ارتبط تاريخ النظم الآلية المتكاملة ارتباطًا وثيقًا بتاريخ الحاسبات، ويمكن أن نوجز تاريخ هذه النظم استنادًا إلى التطور في مجال الحاسبات في ثلاث مراحل رئيسة:
1- الإفادة من الحاسبات في معالجة قطاع وظيفي واحد أو أكثر من قطاع من أنشطة المكتبات؛ كالإعارة، أو التزويد، بحيث يعمل كل منها بمعزل عن الآخر.
2- الإفادة من الحاسبات في معالجة وظائف المكتبة وخدماتها على نحو متكامل.
3- الإفادة من الحاسبات، فضلا عن تقنيات الاتصالات في إتاحة خدمات المكتبة (كالفهارس، أو الإعارة)بالاتصال المباشر، بالإضافة إلى تيسير سبل الوصول إلى مراصد البيانات خارج المكتبة.
n الحقبة الأولى: ما قبل الستينيات:
- يرجع استخدام النظم المعتمدة على الحاسب في جميع المجالات إلى مكتبي (جون شو بللينجز John Show Billings ) وهو أمين مكتبة الجراحين العموميين (حاليًا المكتبة الوطنية للطب بالولايات المتحدة)، فينسب له فكرة ابتكار جهاز البطاقات المثقبة الذي استخدمه هيرمان هولليرث Herman Hollerith كآلة لجدولة إحصائيات السكان بالولايات المتحدة الأمريكية عام 1890. وقد استخدم نظام هولليرث للبطاقات المثقبة فيما بعد (1936)في ضبط خدمة الإعارة بمكتبات جامعة تكساس .وفي بعض الأنشطة في مؤسسات معلومات أخرى.
ملاحظة على استخدامات النظم في تلك المرحلة:
ويبدو أن استخدام هذه النظم في المكتبات وغيرها من المجالات، كان مقصورًا على معالجة البيانات الإحصائية، نتيجة للإمكانيات المحدودة لهذه الأجهزة وللبرامج المعتمدة على البطاقات المثقبة أو بدائلها كالأشرطة المثقبة، في اختزان البيانات وتحليلها.
n الحقبة الثانية: عقد الستينيات (1960- ):
كان انتشار الحاسبات وتطورها في عقد الستينيات سببًا في دخول النظم الآلية للمكتبات حقبتها الثانية؛ ففي ذلك العقـد ظلت أجهـزة البطـاقـات المثقـبة تستخـدم فــي المكتبات ولكنها كانت تنهـض بدور ثانوي، ثم تضاءل ذلك الدور تدريجيًا بمرور الزمن، وبنمو إمكانات الحاسبات من حيث قدرتها على اختزان بيانات الأوعية المطلوبة، والأوعية تحت الإعداد، والمقتنيات، والكتب المعارة، والدوريات الواردة. كما أمكن استخدام الأشرطة الممغنطة، وكذلك نقل المعلومات من الذاكرة المركزية للحاسب وإليها عند الحاجة، فضلا عن زيادة سعة الاختزان لأغراض تجهيز البيانات وتحليلها.
وقد كانت النظم المبكرة التي ظهرت في ذلك العقد، تعتمد على الحاسبات العملاقة mainframe ، والتجهيز على دفعات، وكانت تستخدم عادة في إنتاج القوائم المطبوعة؛ كالفهارس، وقوائم الإضافات، كما كانت البطاقات المثقبة هي وحدة الإدخال الرئيسة، سواء للبيانات أم لبرامج التشغيل.
وقد شهد منتصف العقد ثلاثة أحداث كان لها أثرها في مجال النظم الآلية للمكتبات:
1- عقد مؤتمر تخطيطي حول " تجارب نقل المعلومات"هدفإلى صياغة برنامج عمل (سمي إنتريكس Intrex) لتنسيق الجهود في هذا المجال.
2- مشروع الفهرسة المقروءة آليًا (مارك MARC) الذي بدأته مكتبة الكونجرس لتوفير صياغة لبيانات الفهرسة يمكن قراءتها آليًا، بحيث تكون مقبولة كمعيار وطني، وقابلة للتبادل بين الحاسبات التي يحتمل استخدامها في أتمتة المكتبات.
3- ظهور نظم الحاسبات التفاعلية على الخط المباشر online, interactive computer systems ؛ فقد كانت معظم المشاريع الخاصة بأتمتة المكتبات المعتمدة على الحاسب في منتصف الستينيات، بما فيها النظم المعتمدة على مارك، تعمل خارج الخط المباشر، بمعنى أنها كانت نظمًا للتجهيز على دفعات، من نوع المستفيد الواحد، والمهمة الواحدة.
n عقد السبعينات (1970- ):
في ذلك العقد أصبحت النظم التفاعلية حقيقة واقعة، ما أتاح للمكتبات تبني فكرة الاعتماد على النظام المتكامل متعدد التطبيقات لإنجاز مهامها.
كما أصبحت نظم الخط المباشر المستخدمة في المكتبات هي التقنية المقبولة والمعيارية.
ومنذ منتصف السبعينيات وحتى نهايتها، أدى ظهور الاهتمام التجاري بتطوير البرمجيات الخاصة بالعمليات التي تقوم بها المكتبات، وأصبحت المكتبات تعتمد على النظم التجارية، بدلا من تصميم نظمها وتطويرها محليًا.
كما كان هناك اهتمامًا تجاريًا بمراصد البيانات العاملة على الخط المباشر، التي أثرت فيما بعد على خدمات المكتبات.

n عقد الثمانينيات: أجيال النظم المتكاملة:
في هذا العقد بدأت الجامعات الصغيرة والكليات في شراء النظم المتكاملة المعتمدة على الحاسبات المصغرة، ولكن معظم الحاسبات المصغرة لم تكن قادرة على إدارة هذه النظم في بيئة الجامعات الكبيرة،لحجم المستفيدينوتعاملهم مع مراصد البيانات التجارية المتاحة بالاتصال المباشر في تلك المكتبات.
غير أنه في نهاية الثمانينيات ظهر نظام التشغيل يونيكس UNIX الذي لم يكن مرتبطًا بنوع واحد أو حجم معين من الحاسبات، كما أتاح يونيكس النظم المتعددة المستفيدين والمتعددة المهام، مما ساعد على ظهور النظم المتكاملة للمكتبات المعتمدة على الحاسبات المصغرة لتناسب المكتبات الجامعية الكبيرة.
n عقد التسعينيات (1990- ):
من أهم التطورات التقنية التي أثرت في مجال النظم المتكاملة للمكتبات في هذا العقد:
- تطوير وتنفيذ الإنترنت، ونسيج العنكبوت العالمي WWW،مما أتاحللمكتبات توفير سبل التعامل مع مواردها ولاسيما (الفهارس) عنبعد.
- إتاحة البروتوكول " زد 39.50 Z39.50" ، الذي يمكن من تبادل البيانات بين مختلف النظم، ومنذ أتيح هذا البروتوكول أصبحت المكتبات في حاجة إلى اختزان كل مواردها المرغوبة في حاسب مركزي عملاق يمكن الوصول إليه على الخط المباشر. كما شجع هذا البروتوكول على تطوير النظم المبنية على أساس علاقة النادل (الخادم) والعميل التي مكنت من إدارة هذه الموارد عن بُعد بكفاءة.
n ويمكن أن نستخلص مما سبق أن استخدام الحاسب في مؤسسات المعلومات قد مر بثلاث مراحل أساسية:
1- الاستخدام الجزئي: في نشاط معين (كالإعارة، أو التزويد) بمعزل عن النشطة الأخرى.
2- النظم الآلية المتكاملة: التي تغطي كافة الأنشطة، حيث تبين أن استخدام البيانات نفسها في نشاط معين، يمكن الاستفادة منها في القطاعات الأخرى.
3- ظهور الشبكات: التي أدت إلى ربط مؤسسات المعلومات مع بعضها البعض في شبكات، بحيث أمكنها إتاحة مواردها للمستفيدين والمؤسسات الأخرى عن بعد.
النظم المكتبية المتكاملة على الخط المباشر
سبق أن عرفنا النظم المكتبية المتكاملة على الخط المباشر بأنها:
النظم التي تجهز فيها جميع القطاعات الوظيفية بالمكتبة اعتمادًا على ملف ببليوجرافي أساسي واحد.
مكونات النظام:
يوضح الشكل التالي الحد الأدنى من مكونات هذه النظم:
ويتضح من هذا الشكل المكونات التالية:
1- ملف ببليوجرافي:
يسمى قاعدة البيانات الببليوجرافية، ويشتمل على البيانات الببليوجرافية للمجموعات.
2- ملف بيانات المستفيدين:
ويشتمل على بيانات المستفيدين من خدمات المكتبة.
3- مجموعة من القطاعات الوظيفية:
تشتمل على البيانات التي تتعلق بوظيفة من الوظائف التي تقوم بها المكتبة. ويلاحظ أن هذه القطاعات تتصل بملف البيانات الببليوجرافية، وملف المستفيدين.
مراحل استخدام النظم المعتمدة على الحاسب في المكتبات
يمر استخدام أحد النظم المعتمدة على الحاسب في إحدى المكتبات بعدة مراحل:
المرحلة الأولى: دراسة الجدوى:
في هذه المرحلة تقوم المكتبة بإعداد دراسة وافية تبين فيها دوافع تحول نظامها الحالي إلى نظام يعتمد على الحاسب، والموارد المالية والبشرية اللازمة لهذا التحول، والفترة الزمنية التي يستغرقها. وتشتمل هذه الدراسة التعرف على ما يلي:
1- واقع النظام الحالي والمشكلات التي يواجهها.
2- مناقشة الحلول المقترحة للتغلب على هذه المشكلات.
3- اختيار الحل المناسب لهذه المشكلات، وقد يكون الإبقاء على النظام الحالي مع إجراء بعض التعديلات، أو اللجوء إلى النظم الآلية.
4- في حالة اختيار الحل الثاني ، تدرس المكتبة الاحتياجات والموارد اللازمة لاستخدام نظام معتمد على الحاسب.
5- التعرف على التجارب السابقة لمكتبات مناظرة أخرى.
6- دراسة المميزات التي يمكن أن تعود من تطبيق مثل هذا النظام.
المرحلة الثانية: إعداد مواصفات النظام:
تتوقف هذه المرحلة على ما تتوصل إليه المكتبة من قرار في المرحلة السابقة، وفي حالة اتخاذ القرار بتطبيق نظام يعتمد على الحاسب ، تقوم المكتبة بإعداد المواصفات اللازمة لتطبيق هذا النظام ، وتشمل هذه المرحلة التعرف على ما يلي:
1- سبل تطوير البنية الأساس اللازمة للنظام الجديد ، كالتجهيزات (الحاسبات والشبكات) ، وتخطيط المساحات.
2- الموارد البشرية ، والبرامج التدريبية اللازمة لهم للتآلف مع النظام الجديد.
3- المجموعات وحجمها، وأنواعها.
4- أعداد المستفيدين واحتياجاتهم الحالية والمستقبلية.
المرحلة الثالثة: التعرف على النظم المتوافرة:
في هذه المرحلة أمام المكتبة أربعة بدائل تختر من بينها وفقًا لاحتياجاتها:
1- إنشاء نظام محلي:
وهذا الأسلوب هو ما كان متبعًا في البداية، لكن هناك عيوب لهذا الحل ، منها أن التكلفة الحالية والمستقبلية لإنشاء هذا النظام المحلي تقع على المكتبة وحدها. لكن من مميزاته أنه يلبي احتياجات المكتبة بدقة.
2- شراء نظام جاهز: وهي النظم التي تتيحها الشركات التجارية لإدارة كافة وظائف المكتبة على نحو متكامل.
3- شراء حزم برمجيات: وهي تطبيقات تتحيها الشركات التجارية لإدارة قطاع واحد او أكثر من وظائف المكتبة.
4- الاشتراك في شبكة تعاونية: وقد تلجأ بعض المكتبات إلى هذا الحل في حالة عدم توافر إمكانيات لتطبيق أحد الحلول السابقة.
بحيث يتاح لها من خلال هذا الحل مشاركة مجموعة من المكتبات في نظمها.
المرحلة الرابعة: طلب العروض Request For Porposal (RFP):
وهو عبارة عن وثيقة تعدها المكتبة ، وترسلها إلى مورد النظام موضحة فيها الشروط الواجب توافرها في النظام المطلوب ، ويتطلب إعداد هذه الوثيقة خبرة ودراية بكافة العمليات المكتبية ودقائقها. لكن هناك مواصفات عامة لابد من توافرها في النظام ، كما أن هناك مواصفات خاصة تختلف من مكتبة لأخرى.
الشروط العامة الواجب توافرها في النظام:
1- أن يتمتع النظام بكل إمكانات إتاحة الفهرس للمستفيدين بالاتصال المباشر، وأن يتيح البحث بأي عنصر من البيانات.
2- أن يمكن النظام من التحكم في تنفيذ جميع العمليات (كتحديث الملفات الخاصة بالمواد المعارة) بالاتصال المباشر ، مع تأمين هذه البيانات.
3- أن تكون لغة برمجة النظام لغة معيارية واسعة الانتشار.
4- أن يستخدم النظام المقترح نظام تشغيل معروف على نطاق واسع.
5- توافر إمكانيات صيانة التجهيزات والبرامج من خلال مورد محلي.
6- أن تكون تجهيزات النظام متوافرة في دولة المكتبة ، ويفضل أن تكون من إنتاج الدولة.
7- ضمان توفير البرامج التدريبية للموظفين على النظام.
8- توفير أي تحديث للنظام.
9- أن يتمكن النظام من التعامل مع كافة المرافق الببليوجرافية الأخرى ، وفقًا للمعايير الدولية المتعارف عليها لنقل البيانات.
10- الاعتماد على أحدث تقنيات الاتصالات للحد من تكلفة الاتصال.
11- أن يكون للمورد خبرات ناجحة سابقة في توريد وتشغيل النظام المقترح في مكتبات مناظرة.
الشروط الخاصة الواجب توافرها في النظام:
وهي شروط تتعلق بالقطاعات الوظيفية التي يشتمل عليها النظام، وتختلف هذه الشروط من مكتبة لأخرى وفقًا لاحتياجاتها ، ومن هذه الشروط:
في قطاع الفهرسة:
1- إمكانية انتقاء التسجيلات الببليوجرافية من مصادر خارجية.
2- إمكانية نقل هذه التسجيلات من خلال الاتصال المباشر أو على أي وسيط آخر.
3- إمكانية التحويل الآلي لهذه التسجيلات إلى أي مختلف الصيغ مثل صيغة مارك مثلا.
4- ألا تكرر التسجيلات المضافة تسجيلات موجودة بالفعل.
5- إمكانية إنشاء تسجيلات فهرسة أصلية.
6- توفير إمكانية تحرير التسجيلات، بحذف أو إضافة أو تصويب التسجيلات المختزنة.
7- يمكن المستفيد من استرجاع التسجيلات، من خلال الشبكة محلية أو عن بعد، ودون إدخال تعديلات عليها.
8- أن يوفر إمكانية طباعة التسجيلات الناتجة عن البحث.
9- أن تتوافر إمكانية بناء ملفات الاستناد للأعلام والموضوعات.
10- أن يوفر النظام إمكانات عرض تناشب جميع المستفيد منه.
11- أن يمكن النظام من الابحث بمختلف الأساليب (الكلمات المفتاحية، البتر، الربط بين مصلحات البحث).
في ملف المستفيدين:
يجب أن يشتمل ملف المستفيدين على:
1- رقم خاص بكل مستفيد.
2- اسم المستفيد وعنوانه، ووسائل الاتصال به (أرقام الهواتف).
3- القيود المفروضة على كل فئة من المستفيدين.
4- المكتبة أو الفرع الذي يقدم له الخدمة.
5- الرسوم والغرامات المفروضة.
6- بيانات المواد المعارة.
7- بيانات المواد المحجوزة.
8- تاريخ انتهاء صلاحية تسجيل المستفيد.
في قطاع التزويد :
1- مراعاة جميع أنواع أوعية المعلومات.
2- مراعاة جميع طرق التزويد، ومصادر الاقتناء.
3- الإجابة عن كل ما يتعلق بمتابعة المواد المطلوبة.
4- أن يتاح هذا القطاع لكل العاملين، على شاشات النظام.
5- أن يتيح النظام إعداد أومر الشراء، وإرسالها، وإلغائها.
6- أن يتيح متابعة الطلبات.
7- أن يتيح التحويل من وإلى مختلف العملات.
8- أن يكون هذا القطاع مؤمنًا من خلال كلمات مرور.
9- أن يتيح اتمام الإجراءات بالاتصال المباشر مع الموردين.
10- أن يتضمن بيانات الموردين.
11- أن يتضمن بيانات فواتير الشراء.
12- أن يتضمن بيانات المواد المطلوبة.
13- إمكانية طباعة أي بيان من البيانات السابقة.
14- استرجاع تسجيلات التزويد بأي حقل أو أي عنصر من البيانات (تدمك).
15- متابعة أعداد الدوريات.
في قطاع التقارير:
يشترط أن يمكن النظام من إعداد التقارير اللازمة لمتابعة العمل في مختلف القطاعات حول:
1- عدد عمليات البحث في الفهرس، بالمؤلف والعنوان والموضوع.
2- عدد رسائل الخطأ التي يعرضها النظام، وأنواعها.
3- طلبات المساعد التي يتلقاها النظام.
4- عدد المواد الموجودة بالمكتبة.
5- عدد التسجيلات الموجودة بالنظام.
6- عدد التعديلات التي أجريت على التسجيلات في مختلف القطاعات.

المرحلة الخامسة: تقييم العروض:
بناءً على طلبات العروض التي تقدمت بها المكتبة إلى موردي النظم ، تتلقى المكتبة عروض هؤلاء الموردين.
وفي هذه المرحلة على المكتبة تقييم هذه العروض من حيث مدى تطابقها مع الشروط التي سبق بيانها في طلب العروض ، بهدف الاستقرار على العرض الذي تتوافر فيه تلك الشروط.
وفي هذه المرحلة قد تلجأ المكتبة إلى إعداد مايسمى بـ طلب المعلومات Request For Information.
طلب المعلومات Request For Information (RFI):
وهي وثيقة تعدها المكتبة موجهة إلى مورد النظام المقترح تشتمل على أسئلة تكمل طلب العروض وترى المكتبة أن الإجابة عنها من جانب المورد تفيد في الإحاطة الكاملة بالنظام، واتخاذ القرار بشأنه.
وتشمل هذه الأسئلة :
- اسم النظام
- النظم الفرعية التي يدعمها النظام، ومدى تكاملها.
- بيانات الاتصال بالمورد.
- تاريخ المورد في تركيب مثل هذه النظم وخبراته وأسماء وعناوين المكتبات التي تعامل معها، عدد موظفيها.
- الجهات التي تقدم الدعم داخل دولة المكتبة.
- الجهات التي تصنع التجهيزات اللازمة للنظام داخل دولة المكتبة.
- الحد الأدنى للتجهيزات اللازمة لتشغيل النظام ومواصفاتها، وهل يوفرها المورد.
- خدمات الصيانة، والتدريب التي يوفرها المورد.
- فترة ضمان النظام.
المرحلة السادسة: التفاوض مع المورد:
بعد استقرار المكتبة على أحد النظم ، تبدأ المكتبة في التفاوض مع مورد النظام حول مراحل تركيب النظام وتجريبه وتشغيله وسداد مستحقات المورد.
المرحلة السابعة: إعداد الموقع الخاص بالأجهزة وتركيبها:
وتشمل هذه المرحلة إعداد المكتبة لتركيب النظام والتجهيزات اللازمة لتشيغيله، ثم توريد النظام وتحميله على الأجهزة.
المرحلة الثامنة: تشغيل النظام واختباره وتدريب الموظفين:
المرحلة التاسعة: إدخال التعديلات المناسبة على النظام:
قد تظهر بعض المشكلات خلال فترة تجريب النظام ، وفي هذه المرحلة يتم إدخال التعديلات التي تراها المكتبة مناسبة لإدارة وظائفها.
المرحلة العاشرة: إقرار النظام واتخاذ إجراءات صرف مستحقات المورد.
العوامل التي تؤثر في تطبيق أحد النظم المتكاملة للمكتبات:
- حجم المكتبة.
- خططها المستقبلية.
- مجموعاتها.
- عدد العاملين فيها.
- الموارد المالية المتاحة.

توجيهات عامة لاختيار وتقييم النظم المتكاملة للمكتبات:
- اشتراك المؤسسة التي تنتمي إليها المكتبة والجهات الممولة والعاملين بالمكتبة في اتخاذ القرار بشأن اختيار النظام.
- اشتراك المستفيدين من خدمات المكتبة الحاليين والمتوقعين في هذا الاختيار.
- وضع أهداف عامة لخطة استخدام النظام.
- التعرف على العوامل المؤثرة في مشروع تطبيق أحد النظم.
- طلب معلومات مبدئية حول النظم المقترحة فيما يعرف باستبيان طلب معلومات RFI، يرسل إلى موردي النظم.
- إرسال طلب عروض للموردين يشتمل على المواصفات المطلوبة في النظام
استبيان طلب المعلومات RFI
يشتمل استبيان طلب المعلومات على البيانات التالية:
1- اسم النظام:
2- الاسم المختصر للنظام:
3- رقم الإصدارة:
4- القطاعات الوظيفية التي يدعمها النظام Modules:
الفهرسة ( ) ، التزويد ( ) ، ضبط الدوريات ( )
الإنترنت ( ) ، الإعارة ( ) ، ...
5- هل هذه القطاعات تعمل على نحو متكامل ؟
6- هل يتم إدخال البيانات مرة واحدة إلى النظام؟
7- اسم الشركة المنتجة للنظام، ووسائل الاتصال بها.
8- تاريخ تأسيس الشركة:
9- عدد موظفي الشركة المسئولين عن الدعم الفني.
10- اسم أقرب ممثل للشركة في الدولة ووسائل الاتصال به.
11- ما نظام التشغيل الذي يعمل نظام المكتبة في بيئته.
12- لغة برمجة هذا النظام.
13- هل يمكن استخدام النظام من خلال الشبكة المحلية؟
14- هل يمكن استخدام النظام بالاتصال المباشر؟
15- أسماء الجهات المصنعة للتجهيزات المادية اللازمة.
16- الحد الأدنى والحد الأقصى للحاسبات التي يمكن استخدامها مع النظام. (يفضل إرفاق الوثائق اللازمة)
17- هل يوفر المورد هذه التجهيزات في أحدث صورها؟
إذا كانت الإجابة بنعم ، اذكر اسم الحاسب وطرازه والجهة المصنعة وحجم الذاكرة ونوع المعالج والشاشة والطابعات ومشغلات الأقراص والترميز العمودي ...
18- مواصفات تأمين النظام.
19- فترة الضمان.
20- هل يكفل المورد توفير تحديث للتجهيزات والنظام
21- هل يوفر المورد برامج تدريبية على النظام؟
22- هل تتوافر لدى المورد الموجزات الإرشادية والوثائق الخاصة بالنظام؟
23- ما تكلفة البرامج والتجهيزات اللازمة؟ (تذكر تفصيلا)

ثم يختتم الاستبيان بتحديد تاريخ لاستلام الرد من الموردين،
ووسيلة الرد بالفاكس أو البريد الإلكتروني.

توقيع المسئول ووظيفته
ويرفق مع استبيان طلب المعلومات السابق البيانات الأساسية التي توضح واقع المكتبة ومستقبلها في حدود خمس سنوات مقبلة، ومن هذه البيانات:
- عدد الكتب.
- عدد مجلدات الدوريات.
- عدد الرسائل الجامعية.
- عدد الخرائط.
- عدد المصغرات.
- عدد مصادر المعلومات الأخرى.
- عدد المستفيدين.
- حجم المواد المعارة سنويًا.
تقييم نظم المكتبات المعتمدة على الحاسبات
يمكن أن يتم تقويم نظم المكتبات المعتمدة على الحاسب في مرحلتين أساسيتين:
المرحلة الأولى: أثناء اختيار النظام، بهدف اختيار النظام المناسب.
المرحلة الثانية: بعد تشغيل النظام، بهدف رفع كفاءة النظام.
عناصر تقييم انظم المكتبات المعتمدة على الحاسب:
مواصفات النظام:
- مدى كفاءة البرامج وشمولها.
- هل هناك قصور في أية مواصفات أو وظائف رئيسة للنظام.
- هل يمكن من الاستفادة من البيانات واستخدامها في جميع القطاعات.
اختزان البيانات:
- حجم البيانات الخاصة بالمواد والمستفيدين والإعارات.
- عناصر البيانات التي يدعمها النظام.
- مدى كفاءة النظام في إدخال البيانات.
الأداء:
- ما الخيارات التي يكفلها النظام لأداء الوظائف.
- المرونة في تأدية الوظائف.
- هل يحتاج التعامل مع النظام إلى خبرات معينة.
- عدد الخطوات اللازمة لأداء مهام معينة.
- سرعة استجابة النظام للأوامر.
سهولة الاستخدام:
- هل يسهل استخدام المستفيدين من المكتبة للنظام؟
- هل يمكن تذكر الأوامر؟
- ما عدد المفاتيح التي يجب استخدامها لإتمام مهمة معينة.
- هل يسهل الانتقال بين القطاعات الوظيفية المختلفة.
- هل تتوافر رسائل مساعدة؟
- هل يستغل النظام التجهيزات بكفاءة؟
- ما مدى تنظيم واجهة التعامل مع النظام؟
وثائق النظام:
- ما مدى جودة الموجز الإرشادي لاستخدام النظام؟
- هل تتوافر بالموجز الإرشادي قائمة بمصطلحات النظام؟
- هل تتوافر بالموجز أمثلة توضيحية مصورة لشاشات النظام؟
دعم المستفيد:
- هل يتوافر الدعم المباشر للنظام عن طريق الهاتف مثلا؟
- هل يتم تطوير البرامج بصفة دورية؟
- ما مدى جودة الخدمات المقدمة؟
ملاءمة النظام:
- هل النظام ملائم لأنواع معينة من المكتبات أكثر من غيرها؟
التقويم العام:
تقدر جودة النظام على أساس إجابة التساؤلات والعناصر السابقة، بحيث يعطى كل عنصر درجة نسبية ، بحيث تكون الدرجة من مئة، وعلى هذا الأساس يمكن المفاضلة بين النظم وتقييمها.

نماذج من نظم المكتبات المعتمدة على الحاسب:
تتوافر في سوق نظم المكتبات المعتمدة على الحاسبات الكثير من النظم التي يمكن أن تتلاءم مع مختلف أنواع وأحجام المكتبات ومراكز المعلومات، كما أن هذه النظم تتوافر لدعم كل الأنشطة التي تقوم بها المكتبات ومراكز المعلومات، ومنها ما يدعم نشاط واحد أو عدة أنشطة على نحو متكامل، ولكل نظام من هذه النظم مميزاته وعيوبه، وعلى المكتبة أو مركز المعلومات دراسة سوق النظم دراسة وافية حتى يمكن أن تستخدم النظام المناسب لإمكانياتها ومواردها ولتلبية احتياجاتها بفاعلية تتناسب مع مميزات النظام وتكلفته، ويمكن ذلك من خلال طلبات العروض التي سبقت الإشارة إليها.
أمثلة على أنظمة المكتبات:
- نظام CDS/ISIS:
يصدر هذا النظام مكتب العمل الدولي بجنيف، وهو أحد أنظمة المعلومات التي استخدمت في كثير من المكتبات، وقد تم تعريب هذا النظام ليناسب إدارة المعلومات في المؤسسات العربية، كما أنه يدعم اللغات الإنجليزية والفرنسية والإسبانية، ويتاح مجانًا للمؤسسات غير الربحية.
ويعيب هذا النظام افتقاره للتكامل بين القطاعات التي يتم توصيفها لإدارة معلومات قطاع معين منها.
طورت منه إصدارة تعمل في بيئة نظام تشغيل النوافذ (الويندوز)، كما أنه يمكن تطبيقه من خلال شبكات المعلومات.
وقد استخدم هذا النظام في كثير من المكتبات العربية في المغرب وتونس والأردن والسودان ومصر.
- نظام INNOPAC:
من الأنظمة التي تتضمن قطاعات وظيفية تعمل على نحو متكامل، ومنها:
- قطاع الوصف الببليوجرافي.
- قطاع الفهرس المتاح للجمهور بالاتصال المباشر.
- قطاع التزويد.
- قطاع ضبط الدوريات ومتابعة أعدادها.
- قطاع تداول مصادر المعلومات.
- قطاع الخدمة المرجعية.
وهذا النظام متاح بحيث يمكن للمكتبة أو مركز المعلومات استخدام قطاع وظيفي واحد أو أكثر منها، بحسب إمكانياتها ومواردها. كما يمكن لهذا النظام التعامل مع تسجيلات مارك، وبالتالي يمكنه التعامل مع مرافق البيانات الببليوجرافية والفهارس المعتمدة على الحاسب في المكتبات الأخرى.
- نظام NOTIS:
صمم هذا النظام للاستخدام في المكتبات الأكاديمية الكبيرة، ومن ثم فهو غير مناسب للمكتبات الصغيرة كالمكتبات المدرسية، أو المكتبات العامة الصغيرة.
يدعم هذا النظام المواصفة المعيارية زد 39.50 (Z39.50) التي تتيح لقطاع الوصف الببليوجرافي التعامل مع مرفق ببليوجرافي مثل OCLC، بحيث يمكن للمستفيد البحث في فهارس المكتبات التي تستخدم نظما أخرى، كما يمكن البحث في قواعد البيانات على الإنترنت.
- نظام VTLS:
يعد هذا النظام من الأنظمة التي استخدمت على نطاق واسع في المكتبات في مختلف الدول ومنها السعودية والكويت والإمارات ومصر.
يدعم هذا النظام أكثر من لغة، كما ترجم من الإنجليزية إلى اللغات العربية والفرنسية والألمانية والروسية وغيرها.
تتيح الشركة المنتجة إصداراة تناسب المكتبات الصغيرة تسمى The Micro VTLS. ويمتاز هذا النظام بما يلي:
- إتاحة الفهرس للجمهور بالاتصال المباشر.
- ضبط تداول مصادر المعلومات.
- إعداد التقارير والإحصائيات حول تداول المصادر.
- توفر الشركة المنتجة تقديم الاستشارات السابقة لاستخدام المكتبات للنظام، كما توفر فرص التدريب على النظام، وتوصيل الشبكات.
- نظام DOBIS/LIBIS:
أحد الأنظمة المتكاملة التي استخدمت في كثير من المكتبات العربية، منها مكتبة جامعة الملك سعود، ومكتبة جامعة الملك فهد للبترول والمعادن. وقد استبدل في مكتبة جامعة الملك سعود بنظام يونيكورن UNICORN.
- نظام FOLLET:
يناسب المكتبات الصغيرة، ويعتمد تسجيلات مارك، وقد أنتج منه قطاعات وظيفية على هيئة برامج مستقلة يمكن أن تعمل على نحو متكامل وللمكتبة أن تختر منها ما يناسبها، ومن هذه القطاعات الوظيفية:
- برنامج لإدارة المكتبة والمدرسة يسمى UNISON.
- برنامج لإدارة تداول المصادر يسمى Circulation Plus.
- برنامج لإتاحة الفهرس للجمهور بالاتصال المباشر يسمى Catalog Plus.
- برنامج لإدارة تداول المصادر باستخدام الترميز العمودي Barcode.

أسعار نظم المكتبات المعتمدة على الحاسب:
تتوقف أسعار هذه الأنظمة على عدد من العوامل منها:
- اختلاف الحاسبات التي يعمل عليها النظام، بين الحاسبات الشخصية والمصغرة والكبيرة.
- عدد المكتبات التي سوف تستخدم النظام نفسه في شبكة تعاونية.
- أماكن تواجد هذه المكتبات وبعدها عن أماكن إنتاج هذه النظم.
- عدد القطاعات الوظيفية التي سوف تستخدمها المكتبة.
مع الأخذ في الحسبان أن أسعار هذه النظم تتغير بصفة مستمرة، وعلى المكتبات في جميع الأحوال متابعة سوق هذه النظم للتعرف على الجديد منها، ولاسيما ما يتعلق بالنظام الذي تستخدمه المكتبة أو الذي تنوي استخدامه.